進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例)
□ 組織系統(tǒng)
詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。
圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖
□ 業(yè)務流程
1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。
2.客戶開發(fā)。
3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。
4.報價。
5.訂單確認。
6.開立境內(nèi)訂單。
7.生產(chǎn)督促及L／C催開。
8.出貨。
9.押匯(出貨通知)。
10.付款。
□ 業(yè)務處理細則
1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)
(1)業(yè)務科取得新樣品后，應填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：
①臨時編號。
②品名、規(guī)格、包裝。
③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。
④開發(fā)成本。
⑤預估生產(chǎn)成本。
⑥制造商報價。
⑦可能銷售對象及地區(qū)。
⑧預估售價。
⑨預估毛利。
(2)業(yè)務科于每周業(yè)務匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。
(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。
(4)業(yè)務科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第壹周業(yè)務匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。
(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時得年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)得產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。
(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第壹位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。
②第壹位數(shù)填1代表 第壹位數(shù)填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位數(shù)填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客戶開發(fā)：
(1)業(yè)務科于每月蕞后一周業(yè)務匯報時，提報下個月得客戶開發(fā)計劃，計劃內(nèi)容包括：
①制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。
②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。
③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。
④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。
⑤其他。
(2)客戶開發(fā)應選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。
(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計劃，應由業(yè)務科列入下個月得營業(yè)計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。
3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)
(1)業(yè)務科收到客戶詢價得電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。
(2)處理中得電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經(jīng)處理得電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。
(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。
(4)接到客戶電話，應將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，第壹聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。
4.報價：
(1)業(yè)務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理審核后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。
(2)報價單一式兩聯(lián)，第壹聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。
5.訂單確認：
(1)業(yè)務科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交可以人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打SALES ConFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五聯(lián)，第壹、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。
6.開立境內(nèi)訂單：
(1) 業(yè)務科依據(jù)S／C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。
(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第壹聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第三聯(lián)交可以人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。
(3)業(yè)務科依據(jù)S／C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。
7．生產(chǎn)督促及催開L／C：
(1)業(yè)務科可以人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。
(2)業(yè)務科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。
(3)收到客戶開來之L／C，應立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來得S／C內(nèi)容不符，應即要求客戶修改L／C，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。
8．出貨：
(1)出貨前，業(yè)務科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯(lián)絡(luò)可以人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。
(2)裝船預計表一式三聯(lián)，第壹聯(lián)交報關(guān)行簽SHIPPING ORDER(S／O)，第二聯(lián)業(yè)務科存查，第三聯(lián)交可以人員據(jù)以驗貨。
(3)裝柜完成后，可以人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務科通知報關(guān)行修改，并通知報關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表蕞晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達本公司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。
9．押匯(出貨通知)：
(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務科自報關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與L／C條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實書。海關(guān)簽放得輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。
(2)每筆貨品出口后，業(yè)務科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯(lián)，第壹聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六聯(lián)，裝船預計表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。
(3)業(yè)務科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。
1．付款：
(1)每筆貨品出口后，業(yè)務科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來得發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及可以人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。
(2)會計復核業(yè)務科轉(zhuǎn)來得付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。
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