數(shù)據(jù)輸入是日常工作中使用Excel 的一項必不可少的工作，對于某些特定行業(yè)或特定崗位來說，在工作表中輸入數(shù)據(jù)甚至是一項頻率很高卻又效率極低的工作。如果學習和掌握一些數(shù)據(jù)輸入方面的常用技巧，就可以極大地簡化數(shù)據(jù)輸入操作，提高工作效率。正所謂“磨刀不誤砍柴工”，下面就來介紹一些數(shù)據(jù)輸入方面的實用技巧。

一、強制換行

有一部分人習慣把Excel 當作記事本來使用，在表格內(nèi)輸入大量的文字信息。當單元格中文本內(nèi)容過長時，如何控制文字換行是一個需要解決的問題。

如果使用自動換行功能(在單元格格式的文本控制中進行設置)，雖然可將文本顯示為多行但換行的位置并不受用戶控制，而是根據(jù)單元格的列寬來決定的。

用戶如果希望自己來控制單元格中文本的換行位置，希望整個文本外觀能夠按照自己的意愿顯示段落格式，可以使用“強制換行”功能?！皬娭茡Q行”即當單元格處于編輯狀態(tài)下時，在需要換行的位置使用<At+Enter> 組合鍵為文本強制換行。

二、在多個單元格同時輸入數(shù)據(jù)

當需要在多個單元格中同時輸入相同的數(shù)據(jù)時，許多用戶想到的辦法是先輸入其中一個單元格然后復制到其他所有單元格中。對于這樣的辦法，如果用戶能夠熟練操作并且合理使用快捷鍵的話也是一種不錯的選擇。但還有一種操作方法肯定會比上面這樣的操作更加方便快捷

同時選中需要輸入相同數(shù)據(jù)的多個單元格，輸入所需數(shù)據(jù)，在輸入結束時，按<Ctrl+Enter>組合鍵確認輸入，此時就會在選定的所有單元格中出現(xiàn)相同的輸入內(nèi)容。

三、分數(shù)輸入

當用戶在單元格中直接輸入一些分數(shù)形式的數(shù)據(jù)時，如“1/3"、"11/54”，往往會被Excel自動識別為日期或是文本。那么究竟怎樣才可以真正地輸入分數(shù)數(shù)據(jù)呢?方法如下。

如果需要輸入的分數(shù)包含整數(shù)部分，如“2一”，可在單元格內(nèi)輸入“21/5”( 整數(shù)部分和分數(shù)部分之間包含一個空格)，然后按 <Enter> 鍵確認。這樣Excel 會將輸入識別為分數(shù)形式的數(shù)值類型，在編輯欄中顯示此數(shù)值為2.2，在單元格顯示出分數(shù)形式“21/5"，如圖4-14中的B2單元格及編輯欄所示。

如果需要輸入的分數(shù)是純分數(shù)(不包含整數(shù)部分用戶在輸入時必須以“”作為這個分數(shù)的整數(shù)部分輸入。如需要輸入“二"，則輸入方式為“0 3/5”。這樣就可以被Excel識別為分數(shù)數(shù)值而不會被認為是日期值。如圖4-14中的B3單元格所示。

如果用戶輸入分數(shù)的分子大于分母，如“13”，Excel 會自動進行進位換算，將分數(shù)顯示

為換算后的“整數(shù)+真分數(shù)”形式。如圖4-14中的B4單元格所示。

如果用戶輸入分數(shù)的分子和分母還包含大于1的公約數(shù)，如“”(其分子和分母有公約數(shù)2)，在輸入單元格后，Excel 會自動對其進行約分處理，轉換為最簡形式。如圖4-14中的B5單元格所示。

四、輸入指數(shù)上標

在工程和數(shù)學等方面的應用上，經(jīng)常會需要輸入一些帶指數(shù)上標的數(shù)字或符號單位，如“102"、“M”等。在Word中用戶可以方便地使用上標工具按鈕x來進行輸入操作但在Excel中沒有此功能，用戶需通過設置單元格格式的方法來改變指數(shù)在單元格中的顯示。

例如，要在單元格中輸入“E-20”，可先在單元格中輸入“E-20”然后激活單元格的編輯模式用鼠標選中文本中的“-20”部分，然后按<Ctrl+1>組合鍵打開“單元格格式”對話框，在“特殊效果”區(qū)域中勾選“上標”復選框，然后單擊“確定”按鈕，即可在單元格中將數(shù)據(jù)顯示為“E-20”的形式(在編輯欄中依舊顯示為“E-20”)。

五、自動輸入小數(shù)點

有一些數(shù)據(jù)處理方面的應用(例如財務報表、工程計算等)往往需要使用者在表格中大量輸入數(shù)值數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)需要保留的最大小數(shù)位數(shù)是相同的，那么有一項系統(tǒng)功能設置可以免去小數(shù)點“”的輸入操作。對于單個數(shù)據(jù)來說，這樣做并不一定能簡化操作;但對于大量的小數(shù)數(shù)據(jù)輸入操作來說，則可以為用戶提供不小的方便

假設我們能希望所有輸入的數(shù)據(jù)最大保留3位小數(shù)，可以這樣操作。在菜單欄上依次單擊“工具“選項”,在彈出的“選項”對話框中選擇“編輯”選項卡。在對話框中勾選“自動設置小數(shù)點位數(shù)”復選框，并在右側的微調(diào)框內(nèi)調(diào)整需要保留的小數(shù)位數(shù)，在此例中設為“3"最后單擊“確定”按鈕完成設置。

這樣設置好以后，用戶在輸入數(shù)據(jù)時只要將原有數(shù)據(jù)放大 1000倍輸入，就會自動變?yōu)橛脩羲枰臄?shù)據(jù)免去了輸入小數(shù)點“”的麻煩。例如要輸入“13.1”，用戶可以實際輸入“13100"就會在單元格中顯示為“13.1”，再如要輸入“0.012”，用戶可實際輸入“12”，就可以在單元格內(nèi)得到正確顯示的數(shù)值。

六、使用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)

有很多時候，用戶會面對需要連續(xù)輸入多條數(shù)據(jù)記錄的工作，這些記錄通常都包含一些相同的字段。例如，員工信息的記錄可能包含了“姓名”、“性別”、"出身年月”和“參加工作時間等字段。在表格中，字段名通常作為列標題，而每條記錄則按行排列。

如果用戶習慣于使用數(shù)據(jù)庫軟件中的對話框方式對每條數(shù)據(jù)進行輸入，Excel中提供了一種名"記錄單”的功能，具體可以自己研究一下

七、記憶式鍵入

有時用戶輸入的數(shù)據(jù)中包含較多的重復性文字。例如在建立員工檔案信息時，在“學歷”字段中總是會在“大專學歷”、“大學本科”、"碩士研究生"、“博士研究生”等幾個固定詞匯之間來回的重復輸入。如果希望簡化這樣的輸入過程，可以借助Excel 所提供的“記憶式鍵入”功能。首先，在Excel 選項中查看并確認“記憶式鍵入”功能是否已經(jīng)被開啟。在菜單欄上依次單擊“工具”一“選項”在彈出的“選項”對話框中選擇“編輯”選項卡，勾選其中的“記憶式鍵入復選框(系統(tǒng)默認為勾選狀態(tài))。

記憶式鍵入”功能除了能夠幫助用戶減少輸入以外，還可以自動幫助用戶保持輸入的一致性。例如，用戶在第一行中輸入“Excel"，當用戶在第二行中輸入小寫字母“e”時，記憶功能還是會幫用戶找到“Excel”，按<Enter>鍵確認輸入后，第一個字母“e”會自動變?yōu)榇髮?，使之與先前的輸入保持一致。

八、在列表中選擇

還有一種簡便的重復數(shù)據(jù)輸入功能叫作“面向鼠標版本的記憶式鍵入功能”，它在適用范圍和使用條件上與以上所介紹的“記憶式鍵入”完全相同，所不同的只是在數(shù)據(jù)輸入方法上。

九、為中文添加拼音標注

利用Excel中的“拼音指南”功能，用戶可以為單元格中的漢字加上拼音注釋。操作步驟如下。

在菜單欄上依次單擊“格式”一“拼音指南”一“編輯”，進入拼音編輯狀態(tài)。( 這一步操作也可通過激活單元格編輯模式，然后單擊鼠標右鍵,在快捷菜單中選擇“編輯拼音字段”命令來實現(xiàn)）